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幹事様必見! 同窓会やクラス会準備のポイント

同窓会やクラス会は、何年ぶり、何十年ぶりの再会を喜び、
思い出を共有する大切な場。

事前の準備、段取り、そして当日の進行が非常に大切になります。

同窓会 余興

もし、

「同窓会の幹事を任された・・」
「同窓会をやることになった」

慌てなくても大丈夫!まずは、同窓会やクラス会準備のポイント

をご覧いただいて、全体をイメージしてみてください。

ワンランク上の幹事を目指す!宴会・パーティー事前準備のコツも合わせてご覧ください。

 

 

◎幹事メンバーを決めましょう

1クラスのクラス会や数名規模の同窓会であれば問題ないですが、
学年全てといった規模になると作業が多岐にわたりますので大変です。

また、卒業してから何年もたっていると、「連絡先を集めたり、出欠確認作業」が重い負担となります。
幹事が全ての同級生と繋がっていれば良いですが、そうもいきません。

そこで、一緒に準備してくれる幹事メンバーを複数集めましょう。
それぞれ繋がっている友達の連絡先が違っていると思いますので
連絡先集めや出欠確認作業がラクになります。

力を合わせる

◎開催日を決めましょう!

準備期間として、おおよそ約3~4ヶ月から半年程度必要になります。
余裕をみて開催日を設定しましょう。

地元で開催の場合は帰省のタイミングに開催すると集まりやすくなりますよ。

 

◎開催地を決めましょう!

学校のある地元開催が良いです。無理な場合は主要都市であれば
交通機関も豊富で集まりやすく2次会の移動も楽になります。

 

◎会場の予約を行います!

肝心なのは参加人数の予測です。
正確に予測は難しいのでとりあえず大まかな人数で会場をおさえます。

 

◎会費の設定をしましょう!

★★飲食代だけで会費を設定するのは絶対NG!★★

飲食代金のほか、会場使用料、案内状の印刷代や発送費用、
恩師へのお土産代、看板代、名札作成費、プロジェクターやスクリーンのレンタル代、
記念写真の現像代など様々な経費が発生しますので、ある程度余裕を持って会費を設定しましょう。

 

◎名簿作成しましょう!

卒業アルバムや文集などからリストを作成しましょう。
このリストを元に、案内状を送る現住所を調べてリストを仕上げてゆきます。

 

◎案内状を作成、発送しましょう!

作成した住所録を基に案内状を作成します。同窓会の案内状には
往復ハガキを利用するのが一般的です。

時候の挨拶と共にメッセージを載せ、開催日時、場所、地図、会費、
出欠の受付窓口、二次会の有無等を漏れなくお知らせしましょう。

案内状

◎出欠管理について

会場への人数報告や、各種準備物の手配の為に、
案内状に出欠確認の返信期限を1ヶ月程度に設定します。

 

◎当日の準備をしましょう!

当日の進行表を作成しましょう。
恩師の挨拶や余興、ゲームなどの企画や、当時の写真のスライドショーなどの
盛り上げ演出も準備します。

→ 余興を盛上げるこんなマジックショーはいかがですか?

 

★★当日、必要なもの★★

○出欠確認に使う参加者リスト
○名札・式次第
○恩師への贈り物
○演出に使用するもの
(パソコン・プロジェクター・スクリーン・BGMなど)
○集金につかう金庫・お釣り
○カメラ

などが必要になります。

 

◎受付について

幹事のメンバーは、当日、1時間程度はやめに会場に入り、
会場担当者との打ち合せや、受付や司会進行などの役割分担の最終チェックを行いましょう。

受付で、参加者の皆さんから会費を徴収し、参加者リストにチェックを入れ、
名札をお渡しします。 遅れてこられる方もいますので、常に受付に人がいた方が良いです。
また、会費の徴収は非常に大切な作業ですので、しっかりと管理しましょう。

 

◎司会進行、写真撮影について

会の進行を考えると、司会担当は必要になります。
また、歓談中の様子を撮影し、写真共有サイトで共有したり、記念写真として
プレゼントするのも想い出に残りますので、プロのカメラマンを手配するのも良いです。

 

◎2次会について

事前に準備しておくことをおすすめします。
場所はあまり移動せず、最初の会場近くで手配するとスムーズに誘導できます。

以上です。

→ クラス会や同窓会を体験型で盛上げます!マジックショーはこちらへ

 

 

 

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