幹事必見！忘年会の準備・企画・進行ガイド：２～３か月前の準備編

上司や役職者の日程を確認する

忘年会やクリスマスパーティーなど会社や職場の懇親会への、上司や役職者の参加は重要です。

まずは上司や役職者のスケジュールを優先し、都合の良い日程候補日を確認しましょう。

候補日をしぼる

参加者全員に連絡を取り、忘年会やクリスマスパーティーなど会社や職場の懇親会や飲み会の日程調整を行う前に、候補日をいくつかに絞っておくと効果的に日程調整できます。

日程調整のアンケートを行う

忘年会の開催候補日を絞ったら、社員全員にアンケートを実施して、参加可能な日を確認します。

メールや社内のツールを使って候補日を知らせて、参加者に都合の良い日を選んでもらい、全員のスケジュールを調整しましょう！

これにより、多くの社員が参加できる日を見つけやすくなります。

また、アンケートを実施する際、回答期限を設けておくことで、スムーズに日程調整が出来ます。

最終的な日程決定は、上司や役職者のスケジュールを優先！

忘年会の開催候補日を絞ったら、社員全員にアンケートを実施することで、多くの社員の参加可能な日が確認できました。

再度、上司や役職者のスケジュールや都合を尋ねてから、忘年会の日程を決めると良いでしょう。

アクセスの良さで選ぶ

忘年会などの会社や職場の懇親会や宴会は仕事終わりに開催されることが多いため、アクセスが良い場所を選ぶのがベストです。

また、最寄り駅から近い場所や、参加者が集まりやすい場所、2次会の会場への移動が近い場所が理想的です。

特に地方にいるメンバーがいる場合は、移動の便利さを考慮して、アクセスが複数の方向から良い場所を選びましょう。

参加人数を把握して適切な広さを選ぶ

参加人数を把握して適切な広さを選びましょう！

参加人数は、会場選びの最も基本的かつ重要な要素です。
例えば、30人が参加する場合、小さすぎる会場では窮屈に感じ、逆に広すぎる会場だと空間が余りすぎてしまいます。

人数に合った広さの会場を選び、立食形式か着席形式など、対応しているパーティー形式も確認しましょう。

料理と飲み物の内容で選ぶ

忘年会の楽しみの一つは料理と飲み物です。

コース料理、ビュッフェスタイル、飲み放題など、会場が提供する食事プランを比較検討しましょう。

参加者に特定のアレルギーや食の制限がある場合は、対応可能かどうかも確認しておきましょう。

会場の雰囲気と設備で選ぶ

会場の雰囲気は、忘年会のテーマや会社の文化に合わせて選びます。

カジュアルなパーティーには居酒屋やカフェのようなリラックスできる場所、フォーマルな集まりにはホテルやレストランが適しています。

さらに、プロジェクターやマイクなどの設備が必要かどうかも確認し、余興やスピーチの際に使えるかどうかを確認しておきます。

予算に合った会場を選ぶ

忘年会の予算を事前に設定し、会場費用が予算内に収まるかを確認します。

会場のレンタル費用だけでなく、料理や飲み物、設備のレンタル費も含めて総額を見積もり、他の会場と比較します。

キャンセルポリシーも確認し、キャンセルや変更時の対応がどうなるかも把握しておくことが重要です。

忘年会の会場の予約は早めに！

忘年会シーズンはどこも混み合うため、できるだけ早く会場を予約することが重要です。

特に12月は多くの企業や団体が忘年会を開催するため、良い会場はすぐに埋まってしまいます。

目安として、2〜3か月前から会場探しを始め、1か月前には予約を完了しておくと安心です。

また、例えば会社の会議室などを活用し、食事が外部のケータリングを活用する場合も同様で、同じ形態で実施を考える会社があります。

1日も早いケータリングの手配を行いましょう。

参加者全員が楽しめるイベントの企画や余興を依頼する

幹事としては、一部の人が楽しめる余興やイベントではなく、参加者全員が楽しめる余興を依頼したりイベントを企画することが重要です。

参加者同士の交流が生まれるイベントの企画や余興を依頼する

忘年会は、普段、顔を合わせたり、会話をしない社員やスタッフ同士の交流機会、コミュニケーション機会になります。

飲んで騒いで終わりは非常にもったいない時間となります。

チーム対抗やグループ対抗のゲーム大会や、チームに分かれてマジック挑戦する余興「体験型マジック」などの、交流がアクティビティを、忘年会に取り入れることで、自然な形で会話交流が生まれます。

サプライズな演出を考える

サプライズな演出を取り入れると、忘年会がより特別なイベントになります。

例えば、サプライズで社員の表彰を行ったり、隠し芸大会を実施するといったアイデアがあります。

幹事自身が面白いパフォーマンスを用意するのも一つの手です。

外部のパフォーマーやイベント会社に余興を依頼する！

外部のマジシャンなどのパフォーマーやイベント会社に余興を依頼するのも、はずさない忘年会のイベント企画です。

出張マジックショーやモノマネなどパフォーマーに余興を依頼し、楽しいエンターテイメントを楽しめるサプライズも盛り上がります。

また、見るだけではなく、社員全員で参加できたり、交流やコミュニケーションが生まれる演出の余興に対応したイベント会社やパフォ―マーもいますので、探してみると良いでしょう！

交流や一体感が生まれるパーティーや宴会の余興

【マジシャン 派遣・出張 マジック】イベントやパーティーを盛上げる余興アイデア　出張マジックショー プラン

見るだけのマジックショーではなく、参加者全員で非日常なマジックに挑戦いただく、参加・体験型の出張マジックショープランが、忘年会や新年会など企業や団体様から数多く余興のご依頼を頂いています！

景品を用意する

豪華な景品は、ゲームや余興の魅力を高めます。

特にビンゴやクイズ大会、抽選会などの企画では、景品の内容によって参加者の意欲やモチベーションが変わります。

予算に応じて、家電やギフト券、ユニークなアイテムなどを選ぶと良いでしょう。

また、何が当たるのか、分かった方が盛り上がりますので、選ぶ際は景品の写真を使ったパネル付きの景品を選ぶことで会場内に陳列でき、華やかさが増しますのでおススメです。

また、参加者全員に行き渡るように、数も十分に用意しておくことが大切です。