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幹事初心者も大丈夫! ワンランク上の幹事を目指す! 宴会・パーティー事前準備のコツ

【宴会・パーティーの事前準備のコツ】

 

11月、12月忘年会やクリスマスパーティーなど宴会やパーティー、

飲み会シーズンに突入しますが、そんな時に大変なのは「幹事業務」。

 

宴会やパーティーのテーマ、規模や参加される人数によっては予め充分な準備をしておく必要があるものもあります。

 

今回は、特に初めて幹事をするような方向けに、

 

【宴会・パーティーの事前準備のコツ】

 

をまとめましたので参考にしてください。

 

①飲み会のテーマの決めましょう

どんな飲み会や宴会なのか。テーマが決まると企画しやすいですよ!

例えば、「営業部の売上達成祝いを兼ねた忘年会」など

パーティー 

 

 

②参加者候補リスト作りましょう(見込み人数の把握)

 

どのくらいの広さの会場を借りればよいのかの目安になります。

会費徴収の確認用&出欠確認表などとしても使えます!

 

会社の忘年会など他部署に渡る場合は、所属まで把握できたほうがGood! アナタの気配り評価もアップ!!

チェックリスト

 

③日時の決めましょう! 一般的な忘年会のピークは12月下旬です!

 

会社など20人を超える忘年会の場合は、12月上~中旬がピークで日程が重なることも。

大規模な宴会ほど早めに実施されるようです。

女性

 

 

④早めに、会場選び、予約をしましょう!

座敷かテーブルか、個室など飲み会のテーマや参加される方や人数などを考えて会場を選びます。

特に大人数な宴会は会場を押さえるのも一苦労です。

<日時を決めましょう>を参考に、早めにお店に予約を!!

 

そして、二次会場の予約も忘れずに・・・

ここもアナタの気配りポイントアップの部分です!

 

さらに!事前に会場下見まで出来ているとぐぐぐっとポイントアップ!

次の<会場下見・メニュー>を決めましょうを参照ください。

電話をかける

 

 

⑤会場下見・メニューを決めましょう

座敷かテーブルか、個室など飲み会のテーマや参加される方や人数などから適した会場やメニューを確認・決定します。

年齢、性別、参加される方の立場など考慮し、

 「その方たちが気持ちよく時間を過ごせる?」

かどうかが決めるポイントです。

 

トイレまでの導線や余興依頼やイベントを行う場合、控え室や荷物置きの部屋など必要になるケースがありますので、

借りることができるか事前に確認しましょう。

また司会進行や余興がある場合、マイクやBGMなど音響の確認も大切ですよ。

 

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⑥スタッフを決めましょう!

当日の流れや参加された方の満足度をあげるために予め、スタッフを決めて役割分担します。

事前に会場下見が出来ていれば、役割分担や業務を御願いする際、

会場の様子も細かく伝えることができます。

・司会進行

・受付係

・会計係

・案内状係

・撮影係

・予備要員などなど

 司会は男女のペアが理想です!

 

また、撮影はプロに楽しんだり、当日臨機応変に

動ける「予備スタッフ」などがいるとGood!

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⑦余興・イベントの決めましょう!

ただ飲んで食べるだけでは宴会やパーティーがだらけ気味に・・

 

ここは幹事の腕のみせどころ!!

宴会やパーティーの要所要所に盛り上がりのヤマを作れるよう、

事前に余興やイベントの準備をしましょう!

 

 パフォーマーを依頼するには早めがおススメ!

 

宴会やパーティーが重なるシーズンはパフォーマーを

抑えるのも苦労・・・

また、料金も変動することが多いので早めに確認し、手配しましょう。

 

→ 全員でマジックに挑戦できる体験型の余興はコチラへ

 

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⑧会費を決めましょう!

会場やメニューが決定したら会費の決定です。

お金

 

 

⑨宴会・パーティーの案内をおくりましょう!

 

(最終の人数の把握しましょう)

日時、受付時間、会場までの経路(地図)を案内します。

出欠確認も同時に行いましょう。 人数に変更が出そうな場合、すぐに会場と調整しなくてはいけません。

案内送付後の出欠確認の時期が大切です。

 

また、二次会の会場も決まっているならあわせて案内しましょう。(参加人数が読みやすくなります)

案内

 

 

⑩参加者候補者リスト作りましょう

参加者が確認できたら、リストを作りましょう。会費徴収の確認用&出欠確認表などとしても使えます!

 会社の忘年会など他部署に渡る場合は、所属まで把握できたほうが

Good! アナタの気配り評価もアップ!!

チェックリスト

 

⑪座席の指定しましょう!

外していけないのは座席の指定です。仲が良くない人が隣り合わせや、目上の方が参加される場合などは、

予め座席を決定して当日誘導しましょう。かなりの幹事の気配りポイントアップの部分です!

店内

 

⑫進行表のつくりましょう

当日の流れをスムーズに進めるには進行表が不可欠です。司会を幹事以外が行ったり、複数のスタッフがいる場合、

余興やイベントがある場合など流れの共有ができますのでかならず必要ですよ。

ビジネスパーソン

 

⑬乾杯をお願いしましょう

乾杯の音頭は参加者の中の最上位者にお願いするのが無難です。

ビール

 

⑭さらに、ワンランク上の幹事になるための、事前準備のチェックポイント!

丸 笑顔 

・小銭を用意しましょう!

会費徴収の際にスムーズに対応できます!

 


・進行表の確認と事前のリハーサルを行いましょう!

司会、スタッフ、パフォーマー、小道具、景品など関わる事柄の事前のリハは必須。

 


・スタッフの食事の手配

当日動くスタッフは食事ができませんので、軽食などの準備があるとGood。

 

・帰りのクルマの手配

目上の人の参加する場合や、参加者が飲酒運転にならないように事前の確認と手配が必要です。

 

 

・盛り上げ役の手配

幹事は多忙。芸のある人も無い人も割り振って頼むのも幹事の仕事です。
外部のパフォーマー依頼はお早めに。

以上です。

 

 

いかがでしたか?皆さんが幹事をされる宴会やパーティーがスムーズに進行し、

想い出深いものになることを願っています!

 

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