子供向けオンラインイベントを安全に開催するための準備とリスク管理

こんにちは!

子どもやファミリー向けの集客イベントや顧客還元イベントをお考えの企業や、子ども会、小学校のPTA様などのイベントに、参加・体験型マジックプランをご提案しているイベント会社代表の藤川です。

暑かった夏も終わり、これから秋、冬にかけてハロウィンやクリスマスなどイベントが多くなる季節です。

ですが、コロナ感染拡大が長引くなか、子ども会やPTA様主催のイベントや、企業の集客イベントはオンラインによるイベントの開催も想定されます。

そこで、今回は、子どもや家族向けのオンラインイベントの開催やを企画を考えている子供会やPTAなどのイベントのご担当者様に、

「オンラインイベントに不正侵入者を招き入れず、安心安全に開催するための準備とリスク管理」

をご紹介します。

オンラインイベントには、招かれざる参加者(不正侵入者)も入る可能性があります。

弊社は、実際に、意図しない侵入者が発生したオンラインイベントも経験しました。

そのような事案が発生した理由を検証し、300件以上のオンラインやリアルのマジックイベントの実績も活かして、イベントをご依頼いただくクライアント様に安心安全にオンラインイベントを運営して頂くためのポイントを助言させて頂いています。

子供向けや家族向けのオンラインイベントの企画をお考えの担当者様!

ぜひ、最後までご覧ください。

子供や家族向けオンラインイベントを安心安全に開催するためのポイント

子供や家族向けのオンラインイベントを失敗せず、安心安全に開催するためのポイントは、

「意図しない侵入者を防ぐための準備を行い、ルールを決めて、徹底すること」です。

1.オンラインイベントに意図しない侵入をされないための準備

まずは、意図しない侵入者を防ぐための準備をしましょう。

Zoomを使ったオンラインイベントの場合、参加者はイベント用のURLをクリックしてオンラインイベント会場(ミーティングルーム)に入り、イベントに参加します。

ですがそのイベント用のURLを、何らかの方法で取得し、侵入しようとする意図しない参加者(「イベントを荒らす行為をする人,Zoom Bombing)も、オンラインイベントに含まれてしまう場合があります。

もし、そのような人物がオンラインイベント会場(ミーティングルーム)に入ってしまった場合、イベントを荒らすような行為を行われる危険があります。

また、オンラインイベント会場(ミーティングルーム)内は、参加者の顔が見えている場合や、個人名が表記されている場合もあり、個人情報の漏洩の危険性もあり、安心安全なオンラインイベントを開催するには、不正侵入者を防ぐ対策が必要になります。

そこでオンラインイベントへの侵入者を防ぐために、イベント幹事様におススメしているのが、

① オンラインイベント参加者リストをつくること
② Zoomの機能【待機室】を有効にして、リストをもとに本人確認

を実施。

本人確認できた人だけ<承認>し、オンラインイベント会場(ミーティングルーム)にてイベントに参加できるというルールです。

ひとつずつ説明してゆきます。

① オンラインイベントの参加者リストを準備しましょう

オンラインイベントの申し込みのあった人のリスト化し、<オンラインイベントの参加者リスト>を作成し、イベント当日、持参しましょう。

これが正式な申し込みであるかどうかを確認する手段になります。
漏れの無いように、確実に記載しましょう。

②Zoomの機能【待機室】を有効にしておくこと

例えばZoomでオンラインイベントを開催する場合、Zoomの機能【待機室】を有効にしましょう。

【待機室】を有効にしておくと、参加者はイベント用URLをクリックしても、直接、イベント会場(ミーティングルーム)に入らず、【待機室】と呼ばれる場所に入ります。

イベント当日、【待機室】に入った参加者は、イベント主催(ホストや共同ホスト)によって<承認>されると自動的にイベント会場(ミーティングルーム)に移動し、イベントに参加できるようになります。

2.参加者リストをもとに、【待機室】に入った参加者を確認しましょう!

Zoomの【待機室】では、参加者名が一覧で表示されますので、オンラインイベントの受付時には、①オンラインイベントの参加者リストをもとに、

  • 正式なイベント申し込み者か確認
  • 確認が取れた参加者は<承認>
  • 確認が取れない参加者は<承認>しない(チャットで連絡を取り、本人確認を行う)

というルールで、オンラインイベント当日を運営してください。

一番重要なのは、トラブル発生時の対処方法を決めておくリスク管理

ここまで、意図しない侵入を防ぐための準備を行い、イベント当日に招かれざる参加者の侵入を防ぐ方法を説明してきました。

では、これで100%侵入は止まるのでしょうか?

いえ、100%ではありません。

重要なのは、このルールの徹底と、トラブル発生時の対処方法を決めておくことです。

実際に弊社経験しました、ある子供向けオンラインマジックイベントでの事例をご紹介します。

ある子供向けオンラインマジックイベントのご依頼をいただきました。

これまで説明した準備と、当日のリストとの確認対応を行っていただき、無事、イベントを開始でき、大変盛り上がったマジックショーとなっていました。

オンラインイベントも終盤に差し掛かったところ、いきなり子供の大きな声で、マジックのタネを叫ぶような発言がありました。

オンラインイベント中は、基本、音声をミュート(消音)していただいています。

子ども向けのイベントの場合、興奮して音声ミュートを解除してしまうことはたまにあるので、マジシャンから音声ミュートをお願いしました。

すると発言は収まり、マジックショーを再開しましたが、また、音声ミュートを解除し、大きな声で発言しだしました。

今度は、ミュートをお願いしても全く聞いてもらえません。

一緒に保護者も参加されているはずですが、全く、静止される気配はなく、大声を出す子供はエスカレート。

会場のざわつきが他の参加者の子供たち表情から見てとれました。

お願いを聞いてもらえそうになかったので、その時に考えられる最終手段で、ホストから子供の音声を強制ミュートしましたが、暴走している子供が自分で解除・・・

そのやり取りの繰り返しになり、結局、私たちマジシャンも茫然とするばかりでした。

10~15分ほどそのような行為が続き、ようやく収まりましたがそれまでの盛り上がりの雰囲気は一変。非常に残念なエンディングとなりました。

しかし、このイベントのクライアント幹事様は、当日の参加者リストもしっかりご準備いただき、受付時、【待機室】に入った参加者確認も問題なく行って頂いていました。

でも、残念ながら、このような暴走行為が発生してしまいました。

イベント後、幹事様より、詳細をお聞きすると、

  • 暴走していたご家族はイベント終盤から参加
  • 暴走していたご家族は事前のイベント申し込みを行っていなかった
  • 参加者リストに入っていなかったが、受付担当者様が勘違いし、承認をしてしまった

ということでした。

このようなトラブル時では、イベントの雰囲気を壊さないように対応するには、マジシャン側の取れる手段としては強制ミュートしか対応手段がありませんでしたが、Zoomには「参加者を強制退場」させる機能もあります。

しかし、そのような手段を取るべきなのか、このようなトラブルが発生した場合の対処方法(リスク管理)を、クライアント様と決めていなかったのも、このケースでの大きな反省材料でした。

弊社ではこの経験を活かし、特に子供向けや家族向けのオンラインイベントを開催されるクライアント様にお伝えしている3点があります。

1.意図しない侵入者を防ぐため準備とルールの設定しましょう

参加者リスト作成し、【待機室】で確認とれた場合のみ<承認>するルールを設定

2.どのような状況でも、ルールの順守しましょう

参加者リストに含まれていない場合、本人確認がとれるまで<承認>しないというルールの徹底

3.トラブルが発生してしまった場合の対処方法の決めておく(リスク管理)

暴走行為のようなイベントに被害を与える行為が発生した場合、対応方法の決定

特に3のトラブルが発生した場合の対処方法を決めておく、<リスク管理>が大切です。

まとめ

子供向けや家族向けのオンラインイベントを安心安全に実施するためのポイントは次の3つ。

1.意図しない侵入者を防ぐため準備とルールの設定しましょう

参加者リスト作成し、【待機室】で確認とれた場合のみ<承認>するルールを設定

2.どのような状況でも、ルールの順守しましょう

参加者リストに含まれていない場合、本人確認がとれるまで<承認>しないというルールの徹底

3.トラブルが発生してしまった場合の対処方法の決めておくこと(リスク管理)

暴走行為のようなイベントに被害を与える行為が発生してしまった場合、対応方法の決定

特に3のトラブルが発生した場合の対処方法の決めておくことが重要です。

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まずは、お気軽にお問合せください。

 

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